09.10.2018

Nye krav til kassasystem fra 2019, dette må du gjøre

Fra 1. januar 2019 innføres nye krav til kassasystem som blir brukt til kontantsalg. Er du i rute?

Den nye kassasystemloven trådte egentlig i kraft for systemleverandørene 1. januar 2017. Kravet var da at alle kassasystem som ble solgt eller leid ut etter denne datoen skulle følge det nye regelverket, men for å få en naturlig utskifting ble det satt opp en innkjøringsperiode på to år. 


Fra 1. januar 2019 er altså innkjøringsperioden over, og alle som driver med kontantsalg må følge den nye loven. Med kontantsalg menes salg av varer og tjenester der kunden umiddelbart betaler ved hjelp av enten kontanter, betalingskort eller betalingsløsninger på mobil, som f.eks. Vipps.


Den nye loven ble vedtatt for å i større grad kunne forhindre underslag. Frem til nå har det vært få krav til funksjoner og oppbygging av kassasystemer. Ved å gjennomføre kontroller har Skatteetaten avdekket at det er mulig å sette opp kassaapparater på en slik måte at man kan skjule kontantsalg, noe som har gjort at mange næringsdrivende ikke har rapportert inn riktig omsetningstall, og dermed betalt for lite skatter og avgifter.



DETTE MÅ DU SJEKKE


Kassasystemloven omfatter en rekke endringer i hvilke funksjoner et kassasystem skal og ikke skal ha. Alle kassasystemleverandører er nå pliktig til å bekrefte at deres produkter samsvarer med den nye kassasystemloven og kassasystemforeskriften ved å levere en produkterklæring. Du finner oversikt over alle godkjente kassasystemer på skatteetaten.no


Et annet viktig moment når du skal velge nytt, eller oppgradere, kassasystem, er hvor god integrasjonen det er mot ditt regnskapssystem. Sjekk om systemene «snakker sammen», slik at du kan få en sømløs overføring av informasjon. Dette vil spare deg for mye tid og energi som du f.eks. kan bruke på kundene dine, eller andre viktige oppgaver.


Les mer om det moderne, heldigitale økonomi- og regnskapssystemet Økonomi & Regnskap tilbyr sine kunder. 



DETTE ER NOEN AV ENDRINGENE I KASSASYSTEMLOVEN


Det er som sagt mange, omfattende endringer i den nye kassasystemloven. Du finner den fullstendige lovteksten her, i tillegg har vi listet opp et utdrag av de viktigste endringene: 


○ Blant de pålagte endringene skal det ikke lenger være mulig å fullføre et kjøp uten at kassasystemet skriver ut en fysisk salgskvittering. Du kan tilby elektronisk kvittering i tillegg, men MÅ altså kunne skrive ut en fysisk i tillegg. Det blir også restriksjoner på hvor mange kopier av en kvittering du kan skrive ut. 


○ Det stilles detaljerte krav til hva ulike typer kvitteringer (salgskvittering, returkvittering, treningskvittering o.l.) skal inneholde, som f.eks. dato, klokkeslett og kassasystemets ID-nummer. 


○ Krav om at kontantene skal oppbevares i en integrert kassaskuff for hvert kassapunkt (med noen få unntak).


○ Blant de nye restriksjonene er en funksjonen som gjør det umulig å registrere et kjøp når kassaskuffen er åpen.


○ All bruk av kassaapparatet skal lagres fortløpende i den elektriske journalen, uten tilgang til endring og sletting i ettertid. 


○ Det er fremdeles ett krav at det utarbeides et dagsoppgjør med en avstemming av kontantsalget. I tillegg skal det lages en z-rapport ved slutten av hver dag. Denne kan enten skrives ut eller lagres elektronisk i kassen. Oppbevaringsplikten er fem år.


○ Nye detaljerte krav til hva X- og Z-rapporter skal inneholde. Blant annet stilles det krav om å angi korreksjonsposter med årsak, beløp og antall poster, og registrerings i forbindelse med opplæring. 


○ Det finnes egne regler for bransjer som driver med servering og drosjevirksomhet.


Følger man ikke reglene, kan man forvente seg et overtredelsesgebyr på opptil 11.300 kr. 



UNNTAK FRA KASSASYSTEMLOVEN


Det finnes noen få unntak for kassasystemloven. Har du ambulerende eller sporadisk utsalg inntil tre ganger folketrygdens grunnbeløp (3G), eller salg fra automater eller ubetjente salgssteder, finnes det alternative krav til dokumentasjon. Les mer om dette på Skatteetaten



Vil du vite hvordan du kan få en mer sømløs overgang mellom ditt kassa- og regnskapssystem?
Kontakt Økonomi & Regnskap her.